Les documents nécessaires pour expédier vers Haïti

Le papier est ce qui transforme un tas d'affaires en un envoi qui peut bouger. Les documents se rangent en quatre petites piles : qui vous êtes, ce que vous envoyez, la preuve que les choses de valeur sont bien à vous, et les papiers d'expédition que l'entreprise crée avec vous. Rien de tout cela n'est compliqué, mais tout est plus facile avant le jour de l'emballage qu'après la fermeture du baril quand le camion attend.

Les entreprises diffèrent un peu dans ce qu'elles demandent, et la douane en Haïti a le dernier mot sur ce qu'elle accepte — considérez donc cette page comme la liste de préparation, puis vérifiez-la contre les demandes de votre propre entreprise. Si les noms sur vos papiers ne correspondent pas entre eux, réglez cela d'abord. Plus d'envois sont retardés par un nom écrit de deux façons que par toute autre cause unique.

Quels documents chaque expéditeur doit-il avoir ?

• Votre pièce d'identité — le nom qui y figure doit correspondre lettre pour lettre au nom que vous donnez à l'entreprise de transport.
• Le nom complet et le numéro de téléphone de la personne qui reçoit, écrits exactement comme sur sa pièce d'identité en Haïti. La récupération se fait avec cette pièce ; un surnom sur les papiers d'expédition est un problème au port.
• Votre liste du contenu — ce qu'il y a dans chaque baril, carton ou conteneur, en mots simples. Vous la construisez pendant l'emballage ; voyez comment remplir un baril pour la méthode.
• Le reçu et les documents d'expédition que l'entreprise vous remet quand elle prend vos affaires. Photographiez-les le jour même et envoyez-en des copies à la personne qui reçoit.

C'est toute la base. Tout le reste sur cette page s'ajoute selon le type d'envoi : une voiture ajoute les papiers de propriété, une charge commerciale ajoute les factures, et tout ce qui est inhabituel ajoute une question à poser à l'entreprise avant l'emballage, pas après.

Quels documents supplémentaires pour une voiture ?

Un véhicule doit être prouvablement à vous. L'entreprise demandera les papiers de titre de la voiture et votre pièce d'identité, et la personne qui reçoit en Haïti dédouanera la voiture avec les documents d'expédition et sa propre pièce d'identité — le parcours complet est dans dédouaner un véhicule en Haïti. Si vous avez acheté la voiture récemment ou si le titre porte un nom différent du vôtre, soulevez-le avec l'entreprise avant que la voiture approche d'un port. Les problèmes de titre se règlent sur la terre ferme et deviennent misérables sur un quai.

Les transporteurs de véhicules traitent ces papiers chaque semaine : Interworld Freight depuis Miami, CargoMax International avec ramassages à Montréal et Toronto, et les entreprises des corridors sud de la Floride et Canada. Demandez à l'entreprise choisie sa liste exacte — puis vérifiez vos papiers contre elle deux fois.

Et pour les marchandises commerciales, ou pour quelqu'un d'autre ?

Si vous expédiez du stock pour une boutique ou des marchandises achetées pour la revente, gardez les factures d'achat avec les papiers de l'envoi. Les factures expliquent la valeur dans une langue que la douane comprend, et elles vous protègent si le contenu est un jour questionné. Notre guide sur les frais de douane explique comment les frais sont construits sur la valeur retenue par la douane — exactement là où les factures prouvent leur utilité.

Si vous expédiez pour quelqu'un d'autre — une gentillesse courante dans chaque famille de la diaspora — convenez du nom qui figurera sur les papiers avant que quoi que ce soit bouge, et assurez-vous que la personne qui reçoit en Haïti correspond à ce nom. La personne nommée est celle qui peut récupérer, rediriger et défendre l'envoi. Choisissez-la délibérément. Pour les routes mixtes et régulières, des entreprises comme Velox Logistics, depuis Montréal, qui expédie colis, barils et véhicules vers Port-au-Prince, traitent constamment les questions de personne nommée et vous diront comment elles veulent les papiers écrits.

Comment garder les papiers en sécurité jusqu'à la fin ?

Faites trois copies de tout : une avec vous, une photographiée sur votre téléphone, une chez la personne qui reçoit en Haïti, envoyée avant l'arrivée de l'envoi. Des papiers qui existent à trois endroits ne peuvent pas se perdre en un seul. Gardez l'ensemble jusqu'à ce que votre famille confirme la récupération — puis gardez-le encore un peu, parce que les questions, quand elles viennent, se réfèrent exactement à ces pages.

Prêt à préparer ? Imprimez cette page, cochez chaque élément en le rassemblant, et confirmez la liste avec votre entreprise sur le corridor New York et New Jersey ou celui d'où vous expédiez. Le pack rassemble ces listes de contrôle en un seul endroit à garder, et la page des questions fréquentes couvre les petites questions de papiers que les familles posent le plus.

Traitez vos papiers comme vous traitez les affaires elles-mêmes : rien de plié dans une poche au hasard, rien de laissé à la mémoire, rien de gardé par une seule personne. Un expéditeur capable de produire chaque page à la demande — à l'entrepôt, au téléphone avec l'entreprise, ou pour la famille au port — est un expéditeur dont l'envoi continue d'avancer quand les autres calent. Rassemblez les papiers d'abord, et le reste du travail devient plus léger à chaque étape.